Все госты и снипы онлайн

Более 10000 документов в открытом доступе, абсолютно бесплатно

ГОСТР 21.1003-2009 -

Этот документ был распознан автоматически. В блоке справа Вы можете найти скан-копию. Мы работаем над ручным распознаванием документов, однако это титанический труд и на него уходит очень много времени. Если Вы хотите помочь нам и ускорить обработку документов, Вы всегда можете сделать это, пожертвовав нам небольшую сумму денег.

Файлы для печати:

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО

ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ

НАЦИОНАЛЬНЫЙ ГОСТР СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ 21.1003— ФЕДЕРАЦИИ 2009

Система проектной документации для строительства

УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Издание официальное

Б3 8-—2009/472

Москва

( 5 2010


ГОСТР 21.1003—2009

Предисловие

Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании». а правила применения национальных стандартов Российской Федерации — ГОСТ Р 1.0—2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения»

Сведения о стандарте

1 РАЗРАБОТАН Открытым Ахционерным обществом «Центр методологии нормирования и стандартизации в строительстве» (ОАО —«ЦНС») и Открытым акционерным — обществом „ЛЕНМОРНИИПРОЕКТ» по проектированию, изысканиям и научным исследованиям в области морского транспорта {ОАО «ЛЕНМОРНИИПРОЕКТ») при участии специалистов других организаций

2 ВНЕСЕН Управлением технического регулирования и стандартизации Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии

3 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регупированию и метрологии от 30 ноября 2009 г. № 526-ст

4 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Информация 06 изменениях к настоящему стандарту публикуется в ожегодно издаваемом информационном указателе «Национальныв стандарты». а текст изменений и поправок — в ежемесячно издаваемых информационных указатолях «Национальнью стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмоны настоящего стандарта соответствующов уводомление будет опубликовано в ежемесячно издаваомом информационном указателе «Национальные стандарты». Соответству- ющая информация. уведомление и тексты размещаются также в информациюнной системе общого пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому рогулированию и мотрологии в сети Интернет

® Стандартинформ. 2010

Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен. тиражирован и рас- пространен в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии


ГОСТР 21.1003—2009

Содержание

1 Область применения. ... еее 1 2 Нормативные ссылки... 1 3 Термины и определения... .... еее неее 2 4 OO=sune nonomeHnA 2 2 еее 2 5 Учет и хранение подлинников. (.. еее 3 5.1 Прием подлинников .... ее неее еее неее. 3 5.2 Регистрация и учет подлинников ... еее 4 5.3 Хранвние подлинников. ..... еее еее 5 5.4 Порядок выдачи подлинников .... еее 6 6 Восстановление подлинников. еее. 6 7 Учет и хранение копий документов еее еее 7 Приложение А (рекомендуемое) Карточки учета документации ее. 9 Приложение Б (справочное) Пример заполнения граф карточки учета по форме!1. 12 Приложение В (рекомендуемое) Форма 3 — Журнал регистрации разрешений на внесение

изменений. ... еее еее еее не 13 Приложение Г (рекомендувмое) Образцы штампов по учету и обращению документов.

выполненных в бумажной форме... еее 14 Приложение Д (рекомендуемое} Форма 4 — Акт о списании прооктных документов _........ 16 Библиография _... еее 17



ГОСТ Р 21.1003—2009

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система проектной документации для строительства

УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Зумемт о! дездп аэсимет!$ Юг Ведизиацол апд глез о! дездп

Дата введения — 2010—03—01

1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает общие правила по учету и хранению проектной. рабочей и иной технической документации. выполненной в бумажной и электронной форме, в архивах организаций-разработчиков.

Настоящий стандарт предназначен для применения юридическими и физическими лицами. осу- ществляющими деятельность по подготовке проектной документации и разработке рабочей документации на строительство зданий и сооружений. независимо от форм собственности и подчинения.

Настоящий стандарт не устанавливает правил учета и хранения проектной и рабочей документации на строительство военных и иных объектов. для которых определен особый режим безопасного функционирования и охраны.



На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты организаций. отражающие особенности учета и хранения проектной и рабочей документации с учетом объема документации. вида носителя и условий документооборота организации.

2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты.

ГОСТР 21.1101—2009 Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации

ГОСТ 2.004—88 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ

ГОСТ 2.051—2006 Единая система конструкторской документации. Электронные документы. Общив положения

ГОСТ 2.102—68 Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов

ГОСТ 2.301—68 Единая система конструкторской документации. Форматы

ГОСТ 2.501—88 Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения

ГОСТ 2.503—90 Единая система конструкторской документации. Правила внесвния изменении

Примечание — При пользоаании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылоч- ных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального зсентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет ипи по ежегодно издаваемому информационному указателю » Национальные стандарты ‹, который опубликован по состоянию на 1 января текущего года и!ила по соответствующим ежемесячно издаваемым информационным ухазателям, опубликованным в текущем году. Если ссылочный стандарт заменен (изменен|, то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться заменяющим (измененным } стандартом Если ссыпочный стандарт стменен без замены. то положение в котором дана ссылка на него. применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

Издание официальное


ГОСТР 21.1003—2009

3 Термины и определения

3.1 В настоящем стандарте термины по ГОСТР 21.1001, ГОСТР 21.1101. ГОСТ 2.051, а также следующие термины с соответствующими определениями:

3.1.1

электронный документ: Документ. выполненный как структурированный набор данных. созда-

ваемых программно-техническим средством. [ГОСТ 2.001-—-93. статья А. 3]

3.1.2

проектный документ: Составная часть проектной имли рабочей документации. имеющая самостоятельное обозначение. [ГОСТР 21.1002. статья 3.1.3]

3.1.3

подлинники:

В бумажной форме — документы, оформленные подлинными установленными подписями и вы- полненные на любом материале. позволяющем многократное воспроизведвние с них копий. Допускается в качество подлинника использовать оригинал. репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом. завизированные подлинными подписями лиц. разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль.

В электронной форме -— электронные документы. оформленные установленными электронны- ми цифровыми подписями и предназначенные для получения с них копий.

[ГОСТ 2.10268. таблица 2]

3.1.4 единица хранения документации: Учетная вдиница. представляющая собой сброшюрованный том (альбом. пайку}, который может содержать один или несколько проектных или иных технических документов. имеющих разные обозначения.

Примечание — Киным техничесчим документам, не входящим в состав проектнои и документации, отнесены. материалы инженерных изыскании для строительства. предпрсе«тная документация, техничес-

кие отчеты о работах. выполненных в обоснование проектных решений. расчеты, пспученные от заказчи‹а исходные данные другие виды документации подлежащей учету и хранению.

3.1.5

единица учета архивных документов: Единица измерения количества зарегистрированных документов в архивной службе. НГОСТР 51141--.98, статья 118]

3.1.6

инвентарный номер: Номер регистрации документа в службе хранения.

[ГОСТ 28388—89. таблица 2. статья 1]

4 Общие положения

4.1 В соответствии с Федеральным законом [1] организации должны обеспечивать учет и хранение документации. образующейся в результате проектной. изыскательской и иной технической деятельности.

Юридическим и физическим лицам Российской Федерации гарантируется право на создание ар- хивов в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Право собственника архива независимо от форм собственности охраняется в соответствии с Федеральным законом [1].

4.2 Организационно-методическов руководство и контроль за состоянием, обеспечением сохранности и учетом подпинников документов, находящихся на временном хранении в архивах организации, а также их отбор на постоянное хранение осуществляется в соответствии с Федеральным законом [1].



2


ГОСТР 21.1003—2009

4.3 Переданные в архив документы лодлежат хранению в соответствии со сроками хранения. установленными федеральным органом исполнительной власти в перечне [2]

4.4 Подлинники проектной и рабочей документации на строительство здании и сооружении (да- Nee — подлинники} подлежат учету и хранению в разработавшей их организации. если иное не оговорвно договором с потребителем {заказчиком} документации.

45 В состав дохументации. подпежащои учету и хранению в организации, включают:

- подлинники проектной. рабочей и инои технической документации. разработанной собственны- ми силами.

- копии проектной, рабочей и иной технической документации. представляемои на хранение:

- копии проектнои, рабочей и иной технической документации, разработанной другими организациями.

- разрешения на внесение изменений.

- документацию повторного применения (типовую)

4.6 В соответствии с ГОСТ 2.102 бумажные и электронные формы документов в зависимости от способа выполнения и характора использования подразделяют на оригиналы. подлинники. дубликаты и копии.

Учет и хранение документов в бумажной и’или электроннои форме является частью процесса управления документацией организации. Перечень функции. организационную структуру. порядок и условия документооборота устанавливает организация.

Учет и хранение подлинников документов. выполненных в бумажной и/или электронной формах. ведется в соответствии с требованиями раздела 5.

4.7 В случаях, если в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга при соблюдении следующих правил:

- проектные документы в бумажной форме могут быть преобразованы в фаилы.

- документы на бумажных носителях с использованием устройств вывода ЭВМ выполняют в соот- ветствии с ГОСТ 2.004:

- снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронными цифровыми подписями (ЭЦП) или иными аналогами собственноручной подписи. эти файлы становятся электронными документами (подлинниками. дубликатами, копиями);

- документы на электронных носителях могут быть преобразованы в документы на бумажных носителях с применением средств вычислительной техники и должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных Лиц;

- преобразование не должно изменять наименование документа и ого вида в зависимости от способа их выполнения и характера использования (подлинник, дубликат. копия];

- документы, полученные в результате взаимного преобразования. должны иметь соответствую- щие ссылки друг на друга;

- документы одного вида и наименования. независимо от формы выполнения, являются равноправными и взаимозаменяемыми;

- взаимное соответствие между документами в электронной и бумажной формах обеспечивает разработчик.

Примечание — Порядск сфосмления злехтронных документов подписями

{ ЭЦП). информационно-улостозеряющшими листами или иными знапогами собственноручных подписей устанавливает срганизация-разработчих‹

4.8 При выпуске новых подлинников и передаче их другой организации спедуст учитывать требования новых. пересмотренных и измененных стандартов Системы проектной документации для строительства (СПДС) и Единой системы конструкторской документации {ЕСКД}.

5 Учет и хранение подлинников

5.1 Прием подлинников

5.1.1 Принимаемые на хранение подлинники документов. выполненные в бумажной форме. должны быть пригодны для многократного снятия копии (отсутствие прорывов. подклеек. протертых мест. нечеткость текста. линий) репрографической обработки и соответствовать требованиям ГОСТР 21.1101 и ГОСТ 2.004.


ГОСТР 21.1003—2009

Принимаемые на хранение подлинники электронных документов должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051.

5.1.2 При приемке подпинников для учета и хранения проверяют:

- комплектность документации в соответствии с содержанием сброшюрованного тома (альбома, папки). ведомостью рабочих чертежей основного комплекта. ведомостью ссылочных и припагаемых документов, спецификацией изделий, ведомостью электронных документов ипи с другим документом. в котором перечислены сдаваемые на хранение подлинники.

- наличие установленных подписей и дат. в том числе подписей специалистов, осуществляющих нормоконтроль проектной и рабочей документации;

- правильность заполнения основных надписей и оформления титульных листов документов по ГОСТР 21.1101;

- правильность заполнения информационно-удостоверяющих листов одного или нескольких электронных документов. наличие электронных цифровых подписей или иных аналогов собственноручных подписей.

Примечание — Решенае по выберу аида носителя документа. характера е`о использования. оформле-

ния и удостоверения подлинными подписяма элечтронно-циФровыми подпесями. инфермациснно-удостоверяю- щим листом или иными аналогами собстаенноручных подписеи причимзет разработчих документации

5.2 Регистрация и учет подлинников

5.2.1 Все подпинники документов, принятые на хранение, регистрируют (учитывают) автоматизированным способом или неавтоматизированным способом (вручную).

5.2.2 При рогистрации заполняют следующие реквизиты:

- инвентарный номер документа.



- дату регистрации:

- обозначение документа: наименование:

- число листов в документе.

- формат документа по ГОСТ 2.301. приведенный к формату А1:

- кем выпущен документ.

- подпись о приемке документа на хранение;

- примечание (при необходимости}.

При ручной регистрации подлинников перечисленные реквизиты оформляют в инвентарной книге, выполняемой на бумажном носителе по форме 1 приложения 3 ГОСТ 2.501. При автоматизированной регистрации инвентарную книгу выполняют в электронной форме.

5.2.3 Для регистрации подлинников проектной. рабочей и иной технической документации ведут, как правило. отдельные инвентарные книги. При этом инвентарные номера не должны повторяться. Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников проектной и рабочей документации.

5.2.4 Инвентарный номер присваивают подлиннику каждого проектного документа, являющегося вдиницей учета документации, независимо от количества пистов в документе или количества фаилов. из которых он состоит.

Примечания

* За единицу учета дохумечнтации, ‹а< принимают

- для проежтной документации — тестовые и графические документы сбосшюрованные в том (Папу!

- для рабочей документации -- графические и тестовые документы. имеющие самостоятельное обсзначе- Hee,

- для инор технической документации — сбоошюрованных том текстовых и'или имеющих свое шифр или обозначение.

2 При регистрации документов в элежтоонной Форме в графе ‚Примечание с инвентзрной книги указывают формат фзила

3 При регистрации документов в бумажном форме в графе ›Примечание ‹ сведения с внесенных изменениях аннулировании ипи восстановлении подлинника

4 Подпась о приемке на хранение те<стовсго документа. содержащего, в основном сплошной текст привъ- длится только на следующем после титульного листе. а соответствующей графе на поле для подшиаьи гдля деку- ментов с основными нздлисями} или а другом устаноаленнсм срганизацеея месте для документов, выполненных без эсноаных надпесей}


ГОСТР 21.1003—2009

5.2.5 В подлиннике документа, состоящего из нескольких листов. инвентарный номер наносят на каждый Лист.

Инвентарный номер подлинника электронного документа указывают в его реквизитной части. Изменения, вносимые в подлинники электронных документов, приводят к изменению соответствующих реквизитов и атрибутов и изменению версии этого документа согласно ГОСТ 2.503.

5.2.6 Если подлинники нескольких документов скомплектованы в том [альбом} или папку, инвентарный номер присваивают каждому документу. иивющему самостоятельное обозначение.

5.2.7 Допускается в качестве вдиницы хранения документации учитывать сброшюрованный том {альбом. папку). который содержит несколько подлинников проектных документов. имеющих разные обозначения. В этом случав тому, альбому или папке (как архивному документу) присваивают один инвентарный номер. который указывают на титульном листе тома (альбома) или на обложке папки. Для регистрации такой документации должна быть предусмотрена отдельная инвентарная книга.

52.8 Если заменяют или добавляют один или несколько пистов подлинника, то на них сохраняют инвентарный номер. присвоенный подлиннику.

При замене всех листов подпиннику документа присваивают новый инвентарный номер.

52.9 Для текстовых частей разделов проектной документации. а также отчетной техническои документации по инженерным изысканиям, выполненных без основных надписей. дополнительных граф к ним и рамок, инвентарный номер и наименование файла документа указывают в нижней части (нижнем копонтитуле} каждого листа.

5.2.10 Одновременно с регистрацией подлинников документов должны быть заполнены и соот- ветствующие графы учета. расположенные на поле для подшивки листа подлинника в бумажной форме. или заносены соответствующие реквизиты в электронный документ.

Примечание — При автоматизерсазнной регистрачии инвентарные номера быть присвоены до подлинника в арлив

5.2.11 По каждому подлиннику. которому присвоен инвентарный номер. осуществляют учет сего движения (изготовление и учет выданных заказчику копий, внесение изменении).

Учет движения подлинников осуществляют вручную или автоматизированным способом в соот- ветствии с карточками учета по формам 1, Ла, 2 приложения А. Карточки учета. как правило, имеют лицовую и оборотную стороны, графы которых заполняют в порядке. приводенном в приложении А.

5.2.12 На карточках учета документации по формам 1, 1а регистрируют подлинники документов на строительство зданий и сооружений.

5.2.13 На карточках учета по форме 2 регистрируют подлинники типовой проектной {повторно применяемой рабочей) документации на изготовление строительных конструкций. изделии и узлов, не относящихся к конкретному зданию или сооружению. Допускается использовать форму 3 для учета подлинников документов на изделия отдельно от основных комплектов рабочих чертежей.

5.2.14 Пример заполнения граф карточки учета по форме 1 приведен в припожении Б.

5.3 Хранение подлинников

5.3.1 Подлинники проектной. рабочей и инои тохнической документации могут храниться в бумажной и электронной форме.

Подлинники текстовых документов в бумажной форме хранят как в сброшюрованном, так и нс- сброшюрованном виде {полистно} — в папках.

Комплектование и брошюровку документации. сдаваемой и принимасмой на хранение. осуществляют согласно требованиям ГОСТ Р 21 1101.

Подлинники графичоских документов в бумажной форме на листах формата А1 и менее хранят в развернутом виде. Подлинники формата болес А1 рекомендуется хранить свернутыми на скапках или в развернутом виде.

5.3.2 Допускается хранить подлинники документов в споженном на формат А4 или АЗ виде (в жест- ких папках} в соответствии с приложением 1 ГОСТ 2.501. На папке указывают инвентарные номера содер- жащихся в ней документов.



5.3.3 Подлинники документов в бумажной формо допускается хранить:

- в порядке возрастания их инвентарных номеров. Внутри папки с одним инвентарным номером чертежи располагают и хранят в порядке возрастания номеров листов. без учота форматов.


ГОСТР 21.1003—2009

- по объектам — в порядке возрастания обозначений документов (по основным комплектам рабочих чертожей (маркам) и прилагаемым к ним документам).

- в другом установленном организацией порядке.

5.3.4 Подлинники документов в электроннои форме хранят в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях — по возрастанию обозначении документов в пре. делах объекта проектирования. Условия хранения документов на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию.

Для обеспечения восстановления электронных баз данных автоматизированных систем при хранении подлинников спедует проводить резервное копирование. Правила выполнония резервного копирования (периодичность. регистрацию и др.} устанавливает организация-разработчик.

5.3.5 Подлинники аннулированных и замененных документов в бумажной форме хранят отдельно от деиствующих документов сложенными на формат А4 или АЗ в специально отведенных папках. Подлинники аннулированных и замененных электронных документов хранят отдельно от применяемых подлинников.

5.4 Порядок выдачи подлинников

5.4.1 Подлинники документов выдают для внесения изменении или восстановления подлинников, пришедших в негодность.

Выдачу подлинников для внесения в них изменений проводят на основании разрешения на внесение изменений, под расписку имли по абонентскои карточке (применительно к формам 3 и За приложения 3 ГОСТ 2.501}.

Журнал регистрации разрешений на внесение изменении выполняют по форме 3 приложения В.

5.4.2 Выдачу подлинников для восстановления проводят по распоряжению руководителя (или ого заместителя} организации — держателя подлинника.

5.4.3 Перед внесением изменений или восстановлением подлинника документа в бумажной фор- ме с ного выполняют архивную копию, на которой ставят штамп «АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» в соответствии с рисунком Г.7 (приложение Г). Ниже штампа указывают причину и ставят дату принятия на хранение архивной копии документа.

В архивные копии изменения не вносят и абонентам не выдают. Их хранят отдепьно от других копий в папках {альбомах} или на электронном носителе (жестком диске).

В случае если документы выполнены автоматизированным способом и подлинники документов в электронной форме хранятся в базах данных автоматизированных систем и!или на отдельных элект- ронных носителях. архивную копию не выполняют.

Архивные копии электронных документов в реквизитной части должны иметь соответствующий признак (букву «К». цифру или др.)

5.4.4 При аннулировании подлинника документа на всах аннулированных листах этого подлинника ставят штамп «АННУЛИРОВАН. ЗАМЕНЕН ... РАЗРЕШЕНИЕ № ... от...» в соответствии с рисунком Г.2 (приложение Г). Если аннулирование проводится 6@е3 замены, слово «заменен» в штампе зачеркивают.

5.4.5 Если взамен подлинника на хранение поступает другой вид документа, оформленный подлинными установленными подписями, например. копия. оригинал ит.д... то этот документ хранят на правах подлинника На переом писте такого документа допжен быть поставлен штамп «ВЗАМЕН ПОДЛИННИКА» в соответствии с рисунком Г.З (приложение Г).

5.4.6 Подлинники аннулированных и замвненных документов хранят отдельно от действующих документов. уложенными по возрастанию обозначений.

6 Восстановление подлинников

6.1 Подлинники документов, пришедшис в негодность или утерянные. должны быть восстановлены. До восстановления подлинника составляют акт о списании пришедшего в негодность или уторянного подлинника по форме 4 приложения Д. Акт о списании должен быть утвержден уполномоченным должностным лицом.

6.2 Восстановленные подлинники действуют на правах замененных. Восстановленныи подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних вносенных изменений.

6


ГОСТР 21.1003—2009

6 3 В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены:

- размеры. надписи, графические изображения, порядковые номера участков. выносные линии к ним и тп эпементы чертежа. исключенные по разрешениям на внесение изменений из замененного подлинника:

- порядковые номера изменении и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.

64 В таблицу изменений восстановленного подлинника документа должна быть перенесена запись только о последнем изменении.

6.5 Взамен подлинных подписеви, виз и дат, имеющихся на подлиннике документа (в том числе на поле для подшивки и писте с таблицей регистрации изменений). в восстанавливаемом подлиннике в круглых скобках должно быть написано: «(Подпись)» и «(Дата)».

6.6 Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию ру- ководителя подразделения. выпустившего восстановленные подлинники.

Надпись, подтверждающую правильность восстановленного бумажного подлинника. следует вы- полнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например:

«Восстановлен с подлинника.

Верно. (подпись. фамилия и дата)».

«Восстановлен с копии.

Верно. (подпись, фамилия и дата}».

6.7 Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждать- ся электронной цифровой подписью ответственного пица. информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей.



6 8 Восстановленный бумажный подлинник документа должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге.

В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника документа должна быть надпись тушью или штамп: «Восстановленный подлинник № ...» с указанием порядкового номера вос- становления данного листа подлинника.

6.9 На подлиннике или копии. с которых производилось восстановление документа. ставят штамп: «ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ № ...» в соответствии с рисунком Г.1 (приложение Г) с указанием порядкового номера восстаноеления и даты принятия восстановленного подпинника на хранение.

7 Учет и хранение копий документов

7 1 В архиве организации могут храниться копии (архивные и рабочие) документов, разработанных организациеи и субподрядными организациями в бумажной и электронной формах

7.2 Копии проектных документов, выполненных субподрядными и другими организациями, хранят уложенными в папки или переплетенными в тома —- отдельно по каждому зданию (сооружению) или по каждой организации.

В каждую папку (том, альбом), а также в каждую единицу учета электронного документа включают лист (листы) «Содержаниенч. которое выполняют в соответствии с ГОСТР 21.1101, с перечислением находящихся документов в последовательности их распопожения.

7.3 Архивные копии отражают содержание документации на момент подписания (утверждения). передачи для строительства, сдачи объекта в эксплуатацию, восстановления. Наличие архивных копий отражают в карточках учета по форме 1 приложения А. Учет и хранение архивных копий выполняют в соответствии с 54.3.

7.4 Складывание копий документов в бумажной форме на формат А 4 производят в соответствии с приложением 1 ГОСТ 2.501.

7.5 Копии документов в бумажной форме. сдаваемые на храненис, должны быть контрастно отпечатаны и иметь ровный фон. не затрудняющий чтение документа. На копиях документов должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся на подлиннике. дубликате и оригинале линии. буквы. цифры и т.п.

Рабочие копии документов предназначены для обспуживания производственных подразделений. Число рабочих учтенных копии и места их хранония (выдачи — приемки) устанавливает организация


ГОСТР 21.1003—2009

7.6 При приемке копий документов в бумажной форме проверяют напичие всех листов и комппект- ность документации в соответствии с сопроводительными документами.

При приемке копий документов в злектронной форме проверяют соответствие объема копии доку: мента заявленному объему этои копии в баитахжилобайтах и наличие в реквизитной части соответству- ющего признака (буква. цифра и др.}

7.7 Регистрацию (учет) копии документов других организации осуществляют в соответствии с требованиями 5.2.

7.8 На каждую рогистрируемую копию (или комплект копий документов] в бумажной форме ставят штамп в соответствии с рисунками Г.6 и Г.7 {приложение Г) с указанием инвентарного номера. номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров} и даты регистрации. Указанный штамп ставят на видном месте писта содержания папки (тома) или в левом верхнем углу обложки документа.

На копиях документов, хранящихся в несброшюрованном виде (полистно), штамя ставят в левом верхнем углу каждого листа документа

7.9 Копии документов учитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета, по форме 2 приложения А.


ГОСТР 21.1003—2009

Приложение А {рекомендуемое}

Карточки учета документации

Форма }-- Карточка учета (лицевая сторона}


ГОСТР 21.1003—2009

Форма 12а — Карточка учета (оборотная сторснат

Оообыв onama


ГОСТР 21.1003—2009

Форма 2 — Карточка учета

На ‹арточках учета документации указывают - в графе * — енвентарных номер подланника документя

- в графе 2 -—- дату поступления подлинника документа нз хранение,

- в 'рафе 3 — обсзначение подлинника документа 25 ссновнои надписи а имя Файга лодлинчи‹а электронного документа по ведомссти проектных электронных документов,

- в графе 4 -- -аименсвание подлинника документа,

- в графе $ — количество листов;

-в графе 6 — отметчу об зннулировании замене подпинника дохумента, внесении изменени? э листь и © восстановлении подпичника документа,

- вграфе ’ — шифо предприятия 'комплежсв}. здания ели сооружения;

- в графе 8 — наименование здания или сооружения „ место строительства,

- в графе Ч — условное обозначение вида документации: П — для проехтной документации. Р — для рабочей документации, И — для иной технической дохументацим,



- в графе 16 — условное обозначение формы носителя информации документации: Б — аля дочументов в бумажной Форме. Э — дпя злектрочных документов.

- в графах 11. 12 — порядоаые номера пистоа «арточки учета.

11


ГОСТР 21.1003—2009

Приложение Б (справочное)

Пример заполнения граф карточки учета по форме 1

Изделия соадинительные

МС1-02 MCA

*Б — бумюкния форма или Э — электронная


ГОСТР 21.1003—2009

Приложение В {рекомендуемое}

Форма 3— Журнал регистрации разрешений на внесение изменений

Номер

Обозначение разре

Подразделение Подгись а приеме язмениемо: 3 составившее Примечание разрешения и д3т3 шения документа paspewenne

Примечания

1 Журнал регистрации выполняют на гистах формата АА по ГОСТ 2.301 с вертичальным или горизонтапь- ньм распопожением лис-а

2 Размеры граф устанавлиаает разработчик документа.


ГОСТР 21.1003—2009

Приложение Г {рекомендуемое)

Образцы штампов по учету и обращению документов, выполненных в бумажной форме

Г.1 Штампы предназначаются для упрощения нанесения и достижения однотипности изображения надписей приводимых в проектной и рабсчей документации и в дохументах учета а процессе их обращения.

Г.2 Штамп «ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ № Г.» с ухазанием порядкового номера восстановления подлинника и даты его восстановления ставят на подпинниках документов, с которых изготовлены восстановленные лодлинники Форма штампа приведена на рисунке Г.1

Рисунок Г.1

Г.3 Штамп «АННУЛИРОВАН ЗАМЕНЕН... № — сг. г.х ставят ;с уьззанием номера. даты регистрации сазрешения на внесения изменений и плодлиси| на аннулированных лодлинниках, дублихатах и копиях а также на кар- точжах учета проектных документов. Пои отсутствии замены ставят прочерк. Форма штампа приведена ча рисунке [.2

-_ АННУЛИРОВАН

Рисунок Г.2

Г.4 Штамп ВЗАМЕН ПОДЛИННИКА+‹ ставят на дочументах при отсутствии подлинников этих документов.

Форма штампз приведена на рисунке Г 3

ВЗАМЕН ППОДЛИННИКА

Расунок Г.3

1.5 «ЭКЗ. № в ставят (с ужазанием номера пзэпхах{тсмах альбомах} и отдельчы х копиях. Форма штэмпа приведена на рисунке Г 3

ey] :

Рисунок [.4

14


ГОСТР 21.1003—2009

Гб Штамл «ИНВ № ЭКЗ. №... г.ь ставят гс указзнием инвентарного номера, номерз экземпляра г даты регистрации! на папках (томах, альбомах! и отдельных копиях проехтнь х до‹ументов субподоядных органезаций Ферма штамла приведена нз рисунке Г.5

Рисунок Г.5

Ги штамлы ›КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯРЬь и ‚АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» ставят соответственно на контрольных и архианьх экземплярах копий и ча лалках (томах. альбомах, Форма штампа «КОНТРОПЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» приаедена на рисунье ГБ Форма штампа «АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» приведена на рисунке | ./.

Расунок Г./

Г 8 Долускается применять штампы зидов упрошающцих нанесение надписей на дохументах



15


ГОСТР 21.1003—2009

Приложение Д {рекомендуемое)

Форыз 4 — Акт о списании” проектных документов

УТВЕРЖДАЮ

Акт № ____ о списании проектных документов

Ор:анизация к а 209 г.

Нижеперечисленные проектные документы

1835 проектном. рабочей иной теввической документации, наименование по основной надписи!

подлежат списвнию вследствие

Обозначение : Всего Номер Наименование Састояние Причина документа пистов листа дсвумента документа списания

Подписи

доленость гичизя подпись фамилия инициапы

*При списании документов следует предусмотреть в ачте графы с указанеем носителя информации Бумага. калпькз, электронный носитель) и объема документов в электренной форме в бзийтах ‘'кипобайтэх!.

15


ГОСТР 21.1003—2009

Библиография

Федеральный заком от 27 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Россииской Федерации»

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятелъь- ности организаций. с указанием сроков хранения {утвержден Прихазом Министерства культуры Российской Федервции от 31 июля 2007г № 1182, зарегистрирован Минюстом РФ № 10194 от 27 сентября 2007 г.; введен в действие 23 ноября 2007 г}

Vv


ГОСТР 21.1003—2009

УДК 691.002:006.354 ОКС 01.110 Жо1 91.010.30

Ключевые слова: проектная документация. рабочая документация для строительства, учет. хранение, подлинники документов, копии документов. документ в бумажной форме. документ в электронной форме


Редазтор В.И. Когысов Технический редактс; ВМ Прусэковз

Корректор МС. Кабашова Комгьютеркая верстка ВИ Грошенус

Саданс в нэбор 11 12.2009. Подгисано в печать 11.03 2315. Форыат Бумаз сфсетнзя Гарнитура Арилл.

Печать офсетная. Усп печ л 2.79

Уч изд л 185 Тираж 80С экз Зак 163

ФГУП «СТАНДАРТИНФОРМ х, 123395 Мосввз Гранатный пер. 4

waw рожи о г

infodd gosbnfe ru

Мэбрано во ФГУГ ‚„СТАНДАРТИНФОРМЬ на ПЭВМ

Отгечатано в фипизле ФГУП оСТАНДАРТИНФОРИ ‹

тиг. „Московский печатник», 195362 Мосавз Лягин пер. 6



а

б—внешний вид

;

в—микроструктура ж100

a t

2 г—-микроструктура в зоне дефекта Ж3З00


Стр. 25

er *

‚ 6 Раскованная (раскатанная трещина)



а—внешний вид; б—микроструктура в зоне дефекта Х109.


7, 8. Раскованная (раскатанная} корочка

aus

SoS


8

вид, 0--макроструктура; в—микроструктура в зоне

9. Скворечник

Внешний вид

дефекта “150


Стр. 28

19. Рванины


Crp. 2?

a, O6— BHCIUHHH BHA; в—микроструктура в зоне дефекта Ж100.


Стр. 30

1}. Чешуйчатость


б—внешний вид:

в--микроструктура ><300

le “dL


тр. 32

12. Прокатная плена

а— внешний вид; б—микроструктура Х100.


Vues иинтена

пиа нинтеня

IA ST

cE ‘dit


Стр. 34

15. Закат

es

me

=

СХ $.

© т


а—внешний



ВИД,

=

б —макроструктура

в—микроструктура ж100.

Стр. 35


а-—внешний вид

+ +

„=

6-- микростру

KTY

-

а.

У а Rain

4

Ne д

и

16. Заков

Стр.

36


пия иинтэня

*8]

WHa HHHMOHG

LE "did


Стр. 38

19. Отпечатки

в—отпечатки насечек ст валка на прутке;: б—отпечатка от выработанной поверхности прокатных валкоз па прутке.


20. Трещина напряжения

Стр. 39


Стр, 40

а«—внешний вид; бО— макроструктура; в-—микроструктура Х 100.


а—

внешний

ВИД

б—микрос

труктура х30

6

21. Шлифовочные трещины

Стр. 41


Стр. 42

22. Травильные трещины

AS

$

о

RK

0

а, б—внешний вид.


пия

И art

Ss Le



С

WHA иинтшэня

MHHLeYO HALELIO "£2

fy ‘did


Стр. 44

25. Перстрав

Внешний вид 27. Заусенец

Внешний вид

Редактор /. Д. Курочкина Технический редактор /Т. Я. Митрофанова Корректор О. Я. Чернецова

Сдано в наб 20.0585 Подп. в печ. 11.19.85 2,75 п. л. 2,88 усл кр.-отт. 2,41 уч.-изд. Л. Тир. 10000 Цена 20 коп.

Ордена «Знак Почета» Издательство стандартов, 123840, Москва, ГСИ, Новопресненский пер., 3. _ Калужская типография стандартов, ул. Московская 256, Зак. 1107


Похожие документы